Personuppgifter och integritet

Vem som är ansvarig

Vilket bolag som ansvarar beror på vad ärendet gäller.

• VidBlick Spolservice AB, org.nr 559555-2224, är personuppgiftsansvarig för spolning, filmning, beredskap, offerter och spolavtal.
• VidBlick Fastigheter är personuppgiftsansvarig för hyresfrågor, felanmälan i våra egna lokaler och intresseanmälningar om lediga lokaler.
• VB Holding Gbg AB är personuppgiftsansvarig för förfrågningar om hemsidor och system till VidBlick System.

Alla bolagen nås på Tagenevägen 20, 422 59 Hisings Backa.

Vilka uppgifter vi samlar in

Namn, telefonnummer, e-postadress, företag eller förening, adress eller fastighet, det du skriver i ärendebeskrivningen och en eventuell bifogad bild. Frågar du om en hemsida sparar vi också företagets nuvarande webbadress, om du anger den, och vad ni behöver hjälp med. Vid uppdrag tillkommer det som dokumenteras i protokoll, återrapport och fakturaunderlag.

När du blir kund hos oss ber vi om de uppgifter som behövs för att fakturera: faktureringsadress, e-post för faktura och, för företag och föreningar, organisationsnummer, kontaktperson och eventuell referens. Vill du som privatperson använda ROT-avdrag behöver vi ditt personnummer, och dessutom fastighetsbeteckning, eller bostadsrättsföreningens organisationsnummer och lägenhetsnummer. Utan ROT-avdrag är personnumret frivilligt.

Har du inloggning till vår kundsida sparar vi din e-postadress och det du själv fyller i under Min profil (namn, mobilnummer, titel), de felanmälningar du gör och, om du slår på notiser, en teknisk adress till din enhet så att notisen hittar fram.

Godkänner du en offert, eller tackar nej, med länken i vårt mejl sparar vi namnet du skriver, tidpunkten, IP-adressen och vilken webbläsare och enhet du använde. Uppgifterna är beviset på ditt svar och sparas med offerten.

Varför vi behandlar dem

• För att bedöma, planera och utföra det uppdrag eller den felanmälan du skickat in.
• För att kunna svara på frågor och lämna offert, och kunna visa vem som godkände en offert och när.
• För att dokumentera utfört arbete och kunna visa vad som gjorts.
• För att fakturera och uppfylla bokföringsskyldigheten.
• För att ge dig som avtalskund tillgång till kundsidan, där du ser dina anläggningar, besök och protokoll.

Personnummer behöver vi när du begär ROT-avdrag, eftersom Skatteverket kräver det i ansökan. Utan ROT-avdrag är det frivilligt att lämna det; gör du det hjälper det oss att identifiera dig som fakturamottagare. Vi använder det inte till något annat.

Grunden är avtal eller förberedelse inför avtal, vårt berättigade intresse av att besvara förfrågningar, och rättslig förpliktelse när det gäller bokföring och ROT-avdrag. Vi säljer aldrig uppgifter vidare och använder dem inte för profilering.

Hur länge vi sparar dem

• Förfrågningar som inte leder till uppdrag rensas efter tolv månader.
• Uppgifter kopplade till ett utfört uppdrag sparas så länge uppdraget eller avtalet pågår, och därefter så länge vi kan behöva kunna visa vad som gjorts.
• Underlag som ingår i bokföringen sparas i sju år enligt bokföringslagen.
• Personnummer sparas bara i våra system för kundregister och fakturering, så länge du är kund eller så länge bokföringslagen kräver. Formuläret du skickade in med dina kunduppgifter rensas inom en månad.
• Inloggningen till kundsidan tas bort när du eller din organisation ber om det, eller när avtalet upphör.

Vem mer som ser dem

Uppgifterna hanteras av oss som arbetar med ärendet. Vi använder tekniska leverantörer för hemsidan och dess formulär, för kundsidan, för e-post, för bokföring och fakturering och för språkgranskning av texter som vår personal skriver i kundsidan. De behandlar uppgifterna för vår räkning enligt biträdesavtal och får inte använda dem för egna ändamål. Kundregistret och kundsidan lagras i Sverige. Hemsidans formulär, utskick av e-post och språkgranskningen hanteras av leverantörer i USA, som är anslutna till EU-U.S. Data Privacy Framework eller har förbundit sig till EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Uppgifter lämnas i övrigt bara ut när lagen kräver det, till Skatteverket när du begär ROT-avdrag, eller när ett ärende behöver beställas vidare via fastighetsägaren.

Kakor och lokal lagring

Hemsidan använder inga kakor för statistik eller marknadsföring. Kundsidan sparar din inloggning och påbörjade formulär i din egen webbläsare, så att du slipper logga in varje gång och inte tappar det du skrivit. Kartan på kontaktsidan hämtas från Google först när du själv klickar på Visa karta. Då kan Google sätta egna kakor.

Dina rättigheter

Du har rätt att begära ett utdrag över de uppgifter vi har om dig, att få felaktiga uppgifter rättade och att få uppgifter raderade när vi inte längre behöver dem. Du kan också begära att behandlingen begränsas, invända mot behandling som stöder sig på berättigat intresse, och i vissa fall få ut uppgifterna i ett maskinläsbart format. Uppgifter som bokföringslagen kräver att vi sparar kan vi inte radera i förtid.

Hör av dig till oss så hanterar vi begäran. Är du inte nöjd med hur vi behandlar dina uppgifter kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten, imy.se.

Kontakt i personuppgiftsfrågor

E-post service@vidblick.se
Telefon 031-14 49 00
Post: VidBlick, Tagenevägen 20, 422 59 Hisings Backa